Robiť niečo zbytočne. Robiť to spôsobom, ktorý trvá dlhšie ako je potrebné. Robiť činnosti, ktoré neprispievajú k cieľom, ktoré sledujeme. Ako sa tomu vyhnúť a drahocenný čas vynakladať efektívne a na to čo chceme a má pre nás zmysel?

V prvom kľúčovom článku o efektivite: Ako som si vytvoril voľný čas – moja cesta k hyperproduktivite, som opísal proces, ktorý používam ako základný rámec k tomu ako robiť veci efektívne a hlavne robiť len to, čo je dôležité.

V tomto článku sa budem venovať konkrétnym najdôležitejším tipom, ktoré naozaj výrazne pomôžu zefektívniť naše aktivity.

Proces na zefektívnenie práce a života celkovo

Najprv len pre zopakovanie uvediem spomínaný proces, ktorý sa mi osvedčil a používam (pre konkrétne príklady a vysvetlenie pozri vyššie uvedený článok):

1. Eliminácia

Treba túto činnosť vôbec robiť?

2. Zjednodušenie

Ak sa činnosť nedá eliminovať, dá sa zjednodušiť?

3. Automatizovanie

Dá sa činnosť zautomatizovať?

4. Delegovanie/outsourcovanie

Musím to naozaj spraviť ja?

5. Urobím činnosť

No a keď sa činnosť nedá ani delegovať, tak už ju predsa len treba spraviť :-). Predtým si ešte položím otázku: „Dá sa táto činnosť robiť dávkovo (naraz viacero vecí za určité obdobie kvôli zefektívneniu)?“

10 drahokamov 💎 efektivity

Niektoré tipy sú jasné a často omieľané, niektoré ale menej a tiež môžu mať obrovský dopad na našu efektivitu.

Prečo desať a prečo práve tieto? Musím priznať, že som trochu maniak na hľadanie ciest ako veci zefektívniť, ako sa vyhnúť rutine a ako čo najviac zmysluplných vecí spraviť v najkratšom čase. Rád čítam knihy a články o efektivite a zjednodušovaní. A rád ich skúšam v praxi a prispôsobujem ich na svoje potreby.

Obdobie chronickej únavy mi navyše slúžilo ako nepríjemný ale účinný prostriedok k tomu, aby som sa naozaj venoval len tomu dôležitému. Týchto 10 pokladám z mojich skúseností za najdôležitejších. Sú to tie s najväčším možným dopadom na to, ako byť v práci efektívny a dosiahnuť svoje ciele.

No a teraz poďme objavovať drahokamy:

1.💎 Najdôležitejšie na začiatok

Čo je to najdôležitejšie, čo nás a náš život posunie dopredu? Nemýliť si to ale s najurgentnejším!

Ráno sme mentálne najvýkonnejší. Máme najviac energie. Často krát venujeme tento vzácny čas rozmýšľaniu čo nás asi čaká, stresovaním sa rannou dopravou, trápením sa nad minulosťou. A potom hneď šup vybavovať emaily. A to je vlastne venovanie sa agende iných ľudí v našom najlepšom čase.

Odkedy sa ráno najprv venujem najdôležitejšej veci, tak sa mi darí napredovať aj v náročných úlohách, ktoré som kedysi odsúval alebo mi nešli podľa predstáv (lebo som bol na ne už unavený). A vedľajší efekt je aj dobrý pocit hneď zo začiatku dňa.

2.💎 Zohľadniť prirodzený rytmus + dôležitosť oddychu

Naša schopnosť koncentrácie, naša úroveň rozumových schopností je v priebehu dňa, ale aj vo väčších cykloch rozdielna (týždňové cykly, ročné obdobia,…). Ak chceme byť efektívny treba využiť hornú časť cyklu na tie náročnejšie činnosti a spodnú zasa na menej náročné veci a oddych. Trochu sa to prekrýva s prvým bodom . Tých výkyvov je ale počas dňa viacej a v hre sú aj dlhšie cykly.

Netreba zabúdať na dôležitosť oddychu. Zo zaradením primeraného oddychu naša produktivita rastie, aj keď pracujeme menej.

3.💎 Zohľadniť únavu z rozhodovania, mať pravidelné rutiny

Čo si ráno obliecť. Čo si dať na raňajky? Či a ako ráno cvičiť? Čím začať v práci. Kde a kedy ísť na obed? Čo nakúpiť v potravinách? Ktorý výrobok z toľkých možností vybrať?

To všetko sú rozhodnutia, ktoré robíme každý deň. Aj keď si to možno neuvedomujeme, každé rozhodnutie nám s niečo uberá z nášho „denného prídelu mentálnej energie“. Tento fenomén sa volá – únava z rozhodovania. Je celkom dobre preskúmaný, odporúčam googliť.

Ak si chceme teda zachovať túto mentálnu rozhodovaciu kapacitu na dôležité veci, tak z tých pre nás menej dôležitých si môžeme spraviť rutinu. Typický príklad je, čo si ráno obliecť. Ak máme jednoduchý šatník, alebo si stanovíme jasné interné pravidlá, čo si kedy obliecť, tak tým ušetríme čas aj energiu inak strávenú rozhodovaním.

4.💎 Vedieť na čo sa zamerať/Vedieť vypustiť nedôležité veci

Každý deň máme k dispozícii obmedzený čas a určitú kapacitu energie (mentálnej, duševnej, fyzickej). Keď ich vyčerpáme na veľa rôznych vecí, tak výsledok bude malý v porovnaní s tým, ak sa zameriame na jednu alebo niekoľko málo priorít. Preto je veľmi dôležité, na čo sa zameriame.

V tom nám môže pomôcť napr. Paretovo pravidlo (alebo sa nazýva aj pravidlo 80/20)? Ktoré sú tie najpodstatnejšie veci, ktoré nám prinesú najväčší efekt? Najväčší efekt vzhľadom k tomu kde sa chceme dostať, čo chceme dosiahnuť, akým chceme byť a čo chceme zažívať.

5.💎 Využiť svoje silné stránky a outsourcovať slabé

To je úplne jasné ale nie vždy v praxi dodržiavané. Potrebujeme robiť pre nás tú vhodnú prácu kde vieme využiť svoje silné stránky. To nás bude baviť a zároveň budeme dosahovať výborné výsledky. Treba tiež vedieť zmanažovať svoje slabé stránky. Ak sú súčasťou inak pre nás vhodnej práce/povolania aj činnosti, ktoré nám nejdú, tak nech ich za nás robí niekto iný. Pre niekoho sú tieto činnosti jeho silnými stránkami a robí ich rád.

Najskôr sa ale musíme poznať. A to nielen svoje silné, ale aj slabé stránky.

6.💎 Vysporiadanie sa s vyrušeniami

Najdôležitejšia rada – vypnúť si všetky notifikácie na mobile (možno okrem kalendára). Málokto z podstaty svojej práce potrebuje vedieť okamžite reagovať na každý email do pár minút. A už vôbec nepotrebujeme byť „na živo informovaný“ čo sa deje nové na sociálnych sieťach.

S týmto som osobne nikdy problém nemal. Keď som mal na začiatku pri prvom smartfóne automaticky zapnuté notifikácie, už po malej chvíli ma to neustále vyrušovanie začalo vytáčať. Tak som to vypol a nikdy neoľutoval. Sledujem ale aký to má vplyv na druhých. Ako vždy po zapípnutí kontrolujú čo nové sa udialo. Netreba ani vysvetľovať, aký to má vplyv na efektivitu v práci a pokoj a sústredenie pri iných aktivitách.

V podstate to isté platí aj na notifikácie na desktope alebo notebooku.

Rada v tomto je určiť si koľko krát naozaj potrebujem denne kontrolovať email, rôzne sociálne médiá …? Niekomu môže stačiť raz, niekomu bude vyhovovať častejšie. Vždy to ale bude zámerné a nie keď mi niečo niekde pípne alebo vyskočí.

7.💎 Priming – vytvorenie vhodného stavu pre činnosť

Na toto som prvý krát natrafil u Tonyho Robinsa. Ide o to, že je dôležité v akom naladení sa púšťame do činností. Ak máme depresívnu náladu, aký bude asi výsledok našej práce? Žiadna tvorivosť, malá produktivita a slabé uspokojenie z činnosti.

Činnosti na navodenie si správneho správneho stavu môžu byť napr dýchacie cviky, vďačnosť, meditácia, pohyb, vizualizačné techniky…

Ak Vás táto oblasť zaujíma viac, tu je článok od Tonyho Robbinsa o primingu.

8.💎 Minimalizovanie mítingov

Toto je jedna z najčastejších rád ako zvýšiť efektivitu. Dôvodom je, že v priemere bývajú mítingy dosť neefektívnym vynaložením času. Najviac sa vyskytuje tento „nešvar“ v korporátnom svete (hlavne vo veľkých spoločnostiach). Mítingy sa niekedy organizujú úplne bez dôvodu, alebo sú zbytočne dlhé, alebo sú tam aj ľudia, ktorí tam nepotrebujú byť. Prípadne sa to často dá zariadiť aj iným, efektívnejším spôsobom.

Rada je zvážiť si , ktorých mítingov sa treba zúčastniť a udržať mítingy čo najkratšie. Taktiež by malo byť jasne zadefinované čo sa má na nich riešiť.

Pre zamestnancov (hlavne radových) môže byť problém ovplyvniť, na ktorých sa musí zúčastniť a ako prispieť, aby boli efektívne. Každý má však aspoň nejaké možnosti ako minimalizovať neefektívnosť času venovanú mítingom.

9.💎 Zápisník

Na prvý pohľad to vyzerá, že to nesúvisí s efektivitou. Má to ale dva aspekty, ktoré s tým veľmi súvisia.

Prvý súvisí z novými nápadmi a myšlienkami. Zaujímavé a podnetné nové nápady a myšlienky nás napadnú práve vo chvíľach keď sa nesnažíme na niečo intenzívne prísť. Môže nás to napadnúť na prechádzke (to je môj najčastejší prípad), pri upratovaní alebo pri varení jedla… Ak si tú myšlienku hneď nezapíšeme, je pravdepodobné, že ju zabudneme. A často sú to myšlienky, ktoré nám vedia veľmi pozitívne ovplyvniť náš život (a nielen pracovný).

Druhý bod súvisí s vyčerpávaním mentálnych kapacít na „držanie veci v hlave“. Keď si niečo zapíšeme, tak s kľudom vieme, že na to nezabudneme a nemusíme na to myslieť. Nevyčerpáva nás to. A možno si ani neuvedomujeme, že to takto funguje. Keď sa v priebehu dňa snažíme takto myslieť na veľa vecí, aby sme to nezabudli, tak to naozaj môže mať nezanedbateľný vplyv na náš výkon a únavu.

Ja používam keď som doma alebo v kancelárii fyzický zápisník a keď som mimo kancelárie, tak si píšem poznámky do Evernotu v mobile.

10.💎 Pracuj z kalendára a nie z TO DO listu

Prvých deväť bodov som už do svojho života v rôznej miere implementoval. Na koniec som si nechal vec, kde vidím potenciál a veľa produktívnych a úspešných ľudí na ňu nedá dopustiť.

Je to: „Pracujte z kalendára, a nie podľa TO DO listu“.

Podľa rôznych prieskumov veľa vecí z TO DO listov nikdy nie je urobených a veľa ich je pravidelne presúvaných. Priznávam, to je aj moja osobná skúsenosť s TO DO listami, aj keď je to v súčasnosti už lepšie.

Na druhej strane, keď sa na činnosť priamo vyhradí čas v kalendári, tak je omnoho pravdepodobnejšie, že sa urobí. Zároveň si do kalendára nedáte tak ľahko viac vecí ako môžete stihnúť.

A na záver ešte mimo poradia jeden tip. Vždy bude ešte ďalšia vec čo treba urobiť. Preto treba poznať mieru kedy to treba s prácou zabaliť a ísť domov. Z dlhodobého pohľadu to určite vedie nielen k šťastnejšiemu životu ale aj k vyššej efektivite.

Ako ďalej?

Ak Vás tieto „drahokamy efektivity“ zaujali, tak odporúčam dať si tento článok tak, aby Ste naňho nezabudli a mali k nemu ľahký prístup. Potom si vyberte tip, ktorý Vás zaujal najviac a začnite ho implementovať do svojho života. Až keď ho budete mať zavedený, tak sa pustite do ďalšieho.

Veľmi účinným spôsobom na zvyšovanie efektivity je koučing. Okrem toho, že som sám kouč, aj ja využívam služby koučov pri dosahovaní svojich cieľov. Ak vás zaujíma ako a prečo využívajú služby kouča veľmi úspešní ľudia, tu je zaujímavý článok (je v angličtine).

Prečo a ako treba robiť jednu zmenu po druhej a po malých krokoch som písal v článku: Dosahovanie cieľov – toto funguje nielen v práci.

Dokopy je v týchto článkoch obsiahnuté všetko dôležité, aby človek fungoval pri svojich činnostiach efektívne. Efektívnosťou myslím, dosiahnutím čo najväčších výsledkov vzhľadom na jednotku vstupov (vstup je hlavne čas, ale aj ostatné vstupy) vzhľadom na dosahovanie našich cieľov. Práca, ktorá nevedie k dosiahnutiu toho čo chceme, nie je efektívna (tu je samozrejme ešte dôležité podotknúť, že nie vždy to čo chceme nás urobí šťastnými a je to pre nás najlepšie – o tom ale niekedy inokedy).

A to sa dá aplikovať nielen na pracovné činnosti. Samozrejme keď si užívate prechádzky so svojimi deťmi, tak ich predsa nebudete zefektívňovať. Ale čo takto upratovanie, alebo domáca administratíva? Takže lúčim sa s pozdravom – „Buď efektívny!“ :-).