S „Time managementom“ som mal problematický vzťah už veľmi dlho. Jasné, že čas si treba zorganizovať. Štandardné návody, s ktorými som sa stretol, boli ale skôr o tom, ako do kalendára dostať čo najviac vecí. Vyskúšal som pár systémov. Mal som všetko krásne zaznačené, rozplánované aj rozkategorizované. Produktivita bola istá.
A aj som vďaka tomu viac stihol. A to bol ten problém, síce som viac stihol, ale len za cenu väčšieho stresu.
Tieto návody sa nezameriavali až tak na to, čomu sa vlastne človek venuje a prečo to robí. Boli o tom, ako úlohy čo má človek v TO DO, čo najlepšie rozvrhnúť do kalendára a využiť každú minútu.
Preto bolo pre mňa doslova požehnaním, keď som „narazil“ na knihu od Tima Ferrissa – Štvorhodinový pracovný týždeň a potom aj na TED video od Davida Allena, autora knihy – Getting Things Done.
Pre mňa, s mojou večnou túžbou veci zjednodušiť, zracionalizovať a vyhnúť sa rutinným a nepotrebným činnostiam, to bolo ako voda na zvädnutú rastlinu.
Hneď som začal ich rady aplikovať v praxi a postupne si ich modifikoval na svoje potreby.
Ako teda v súčasnosti pristupujem k zefektívňovaniu svojej práce? Robím to dvoma spôsobmi. Raz za pár týždňov, niekedy až mesiacov, si vyhradím čas a prejdem aké činnosti mávam vo svojom TO DO. Potom ich podrobím doleuvedenému vyhodnoteniu. Alebo to robím priebežne, keď sa mi opakovane do nejakej činnosti nechce, alebo mi niečo dlho trvá, prípadne ma to nejak inak frustruje.
Eliminácia
Pýtam sa, naozaj treba túto činnosť robiť? Poviete si to je jasné, že prečo by niekto niečo robil, keď to robiť netreba? Také jednoduché to nie je. Ide skôr o činnosti, ktoré prinášajú malý efekt. Môže ísť o činnosti robené zo zvyku, aj keď sa situácia medzitým zmenila alebo môže ísť o činnosti, ktoré nie sú dôležité z hľadiska našej vízie a smerovania.
V tomto mi dosť pomohlo tzv. Paretovo pravidlo (alebo aj pravidlo 80/20). V podstate ide o nerovnomerné rozdelenie vstupov a výstupov. Napr. že 20 % vloženej práce prináša 80 % výsledkov. Alebo 20% klientov prináša 80% tržieb a napr. pohľad z hľadiska sortimentu: 20% produktov/služieb prináša 80% výnosov. Pomer v praxi môže byť aj iný, napr. 90/10, ale logika nerovnomerného rozloženia naozaj platí. Na Paretovo pravidlo je výborná kniha od Richarda Kocha – The 80/20 Principle: The Secret to Achieving More with Less.
Príklad z fotobiznisu:
Venoval som sa viacerým oblastiam vo fotení: fotobankám, biznis portrétom, lifestyle fotografii a rodinnému fotografovaniu. Keď som si robil analýzu, tak rodinné fotenia tvorili najmenšiu časť príjmov a zároveň pri nich vyšla aj najnižšia suma na hodinu mojej práce.
Navyše pri každej oblasti treba robiť prezentačné materiály, web, sociálne siete… Z toho mi vyšlo, že sa mi vôbec neoplatí robiť rodinné fotenia. Nebola to ani oblasť, bez ktorej by to pre mňa nemalo ďalej význam. Hneď som to stiahol z ponuky a akurát ešte istý čas som robil stálych klientov.
Uvoľnil sa mi čas a vedel som sa lepšie zamerať na ostatné oblasti. Finančne to malo z krátkodobého hľadiska len veľmi malý negatívny dopad, ale zanedlho sa mi to vrátilo mnohonásobne z ostatných oblastí.
Zjednodušenie
Ak sa činnosť nedá eliminovať, tak sa zamýšľam, ako sa dá zjednodušiť. Áno, zjednodušenie ide pred delegovaním. Ak sa deleguje činnosť, ktorá sa dá zjednodušiť, tak sa len zbytočne mrhá časom niekoho druhého, čo nakoniec aj tak stojí viac peňazí.
Napríklad v súčasnosti už nemusíte faktúru vytlačiť, dať do obálky a zaniesť na poštu. Stačí ju poslať elektronicky emailom. Veľmi mi zjednodušili činnosť rôzne prednastavené akcie alebo predpripravené odpovede.
Gmail, do ktorého mám presmerované aj pracovné emailové schránky má možnosť „Vopred pripravené odpovede“. Tam som si pripravil vzorové emaily napr. na ponuky alebo fakturačné údaje a potom mi stačí maximálne urobiť len malú kustomizáciu a poslať.
Automatizovanie
Keď sme činnosť, ak sa dala, zjednodušili, nasleduje automatizovanie. Napr. pri správe financií automatizovanie prestavuje pri všetkých pravidelných platbách v rovnakej výške zadanie trvalých príkazov.
Pri mojej práci fotografa som napríklad automatizoval niektoré úpravy fotografií pomocou tzv. presets, čo sú prednastavené úpravy fotografií, ktoré často používam.
Uvediem ešte jeden príklad, ktorý sa týka nahrávania fotografií na fotobanky. Niektoré fotografie nahrávam do viacerých fotobánk. Kedysi som išiel osobitne na webku každej fotobanky, nahral tam fotografie, vyplnil určité údaje, priradil príslušné dokumenty a poslal na schválenie.
Po čase mi to riadne liezlo na nervy, tak som hľadal a objavil, že existuje záchrana. Je to softvér, kde to všetko stačí pripraviť raz na jednom mieste a o ostatné je automaticky postarané. A navyše aj tie samotné činnosti sa robia jednoduchšie, takže to čo mi kedysi trvalo 5 hodín, teraz trvá menej ako hodinu.
Delegovanie
Nasleduje otázka, musím to naozaj spraviť ja? Ak človek pracuje sám, tak otázka znie, môžem to outsourcovať? A samozrejme s tým súvisí aj otázka, či to stojí za to. Lebo skoro všetko sa dá outsourcovať, ale nie vždy to finančne alebo procesne dáva logiku.
Príklad z fotobiznisu. Pri úprave fotografií pre fotobanky sa vyskytujú niektoré časovo náročné činnosti ako napr. vyretušovanie log alebo trademarkov z oblečenia alebo retušovanie pleti. Prvých niekoľko rokov som robil všetko sám. Po istej dobe som si uvedomil, že trávim príliš veľa času za monitorom a naviac ma táto rutinná činnosť až tak nebavila.
Nebolo toho ale toľko, aby som si mohol dovoliť niekoho zamestnať. Tak som sa pustil do hľadania cez internet a našiel som takú platformu Elance (potom sa zlúčili a teraz sa volajú Upwork), kde freelanceri ponúkajú svoje služby.
Najprv. som si našiel freelancerku z Brazílie. Na niektoré činnosti bola super ale nebolo to úplne ono. Po istom čase som hľadal znova a po jednom nevydarenom pokuse som našiel freelancerku z Filipín, s ktorou spolupracujem už niekoľko rokov. Je v retušovaní lepšia ako ja a za rozumnú cenu sa mi uvoľnil čas, ktorý môžem venovať novým foteniam alebo mi zostáva viac času na nepracovné aktivity.
No a keď sa činnosť nedá ani delegovať, tak už to zostáva predsa len na mňa :-).
Dávkové spracovanie
Ale aj keď to idem robiť sám, tak sa zamýšľam, či rovnaké činnosti nie je vhodné robiť naraz za nejaké obdobie. Teda ich spracovať dávkovo.
Napr. kedysi som si vždy, keď mi prišla do emailu faktúra, zapol tlačiareň, vytlačil faktúru a založil ju. Teraz si ju len presuniem do priečinka „Vytlačiť“ a raz za mesiac všetko najprv stiahnem a naraz dávkovo vytlačím.
Iný prípad dávkového spracovania je, že mám na určité činnosti vyhradený čas. Napr. na admin činnosti mám rezervovaný piatok poobede. Všetko čo sa za ten týždeň nazbieralo, spravím naraz s výnimkou vecí, ktoré naozaj nepočkajú a treba ich robiť priebežne.
Ako Ste si mohli všimnúť, tak celý tento PROCES vôbec nie je o tom, kde ktorú činnosť zatriediť do kalendára. Okrem tohoto procesu sú ešte konkrétne tipy ako byť efektívny. Tým sa budem venovať v osobitnom článku.
A čo samotná organizácia času?
Samozrejme aj rozvrhnúť si čas je dôležité, ale bez toho aby sme sa venovali tým správnym veciam a robili ich efektívne, tak budeme len „busy“ a vystresovaní. Čo sa týka samotného rozvrhnutia jednotlivých aktivít, tak pri tom používam len pár jednoduchých pravidiel.
Ráno vždy najprv to najdôležitejšie. Nie najurgentnejšie ale to čo ma vie najviac posunúť z hľadiska mojich cieľov a zámerov. Častokrát to býva aj to najťažšie, preto sa tomu po anglicky hovorí „eating the frog“ (zjesť žabu).
Málokedy si naplánujem naozaj presný program na celý deň. Je dobré mať prietor pre neočakávané veci alebo časovú rezervu, ak nejde všetko tak hladko ako sa naplánuje. A keď ide všetko ľahko a rýchlo, tak aspoň mám čas byť ešte viac s deťmi a manželkou.
Takže toto je môj súčasný postup ako zjednodušiť, zefektívniť a organizovať svoj pracovný život. Praktizujem ho ale aj napr. pri činnostiach na záhrade, kde mi to ušetrilo hodne času a nervov.